プライバシーポリシー
株式会社文書ソリューションズ東京（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する文書関連サービスその他これに付随する業務（以下「本サービス」といいます。）において取得する個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他関連法令・ガイドラインを遵守し、適切な取扱いおよび保護に努めます。本プライバシーポリシーは、当社における個人情報等の取扱いについて定めるものです。
1. 会社情報
事業者名：株式会社文書ソリューションズ東京
所在地：〒100-0005 東京都千代田区丸の内1丁目9-2 グラントウキョウサウスタワー
電話番号：+81 3-6841-9275
メールアドレス：[email protected]
2. 取得する情報および取扱い
当社は、本サービスの提供、問い合わせ対応、契約の締結・履行、法令遵守その他下記目的のため、以下の情報を取得し、利用することがあります。
- 氏名、会社名、部署名、役職名
- 住所、電話番号、メールアドレス
- 請求先情報、振込情報、契約情報
- 本サービスの利用履歴、問い合わせ内容、通信記録
- 文書作成・管理・保管・配送・電子化等の業務遂行に必要な情報
- Cookie、IPアドレス、端末情報、閲覧履歴等のオンライン識別子
- その他、当社が本サービスの提供に関連して取得する情報
当社は、適法かつ公正な手段により個人情報を取得し、偽りその他不正の手段により取得することはありません。
3. 利用目的
当社は、取得した個人情報を、以下の目的の範囲内で利用します。
- 本サービスの提供、運営、保守および改善のため
- 文書の作成、編集、校正、電子化、保管、配送、廃棄等の業務遂行のため
- 契約の締結、履行、請求、支払、与信管理のため
- お問い合わせ、資料請求、見積依頼等への対応のため
- 本人確認、認証、不正利用防止、セキュリティ確保のため
- 法令、行政機関、裁判所その他の公的機関への対応のため
- サービス品質向上、新サービス開発、利用状況分析のため
- 当社の広告、案内、キャンペーン、セミナー等のご案内のため
- 上記に付随する目的のため
当社は、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うことはありません。ただし、法令により認められる場合はこの限りではありません。
4. 取扱いの法的根拠
当社は、日本法に基づき、主として以下の法的根拠および適法性により個人情報を取り扱います。
- 本人の同意がある場合
- 契約の締結または履行のために必要な場合
- 法令上の義務を履行するために必要な場合
- 当社または第三者の正当な利益を保護するために必要な場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合
- 国の機関等への協力が必要な場合
なお、個人情報保護法上、要配慮個人情報の取得・利用、第三者提供、外国にある第三者への提供等については、法令に従い必要な同意取得その他の措置を講じます。
5. 個人情報の第三者提供および委託
当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
- 国の機関等に協力する必要があり、本人の同意取得により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- その他個人情報保護法により認められる場合
当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、業務の一部を外部事業者に委託することがあります。この場合、当社は委託先に対し、適切な監督を行い、個人情報の安全管理が図られるよう必要かつ適切な措置を講じます。
委託先の例：
- システム保守・クラウドサービス提供事業者
- 配送・印刷・スキャン・保管等の業務受託事業者
- 決済、請求、会計、税務関連の業務受託事業者
- 問い合わせ対応、顧客管理、マーケティング支援事業者
6. 外国にある第三者への提供
当社は、クラウドサービス、メール配信、データ保管、分析等のため、個人情報を外国にある第三者に提供または委託する場合があります。その場合、当社は個人情報保護法その他関連法令に従い、当該外国における個人情報保護制度、第三者の安全管理措置、提供先の体制等を確認し、必要に応じて本人の同意取得その他法令上必要な措置を講じます。
外国にある第三者への提供または委託に関する詳細については、法令に基づき、本人からの請求があった場合に適切に開示または説明を行います。
7. 保存期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令上保存が必要な期間に限り保有します。保存期間の経過後、または利用目的が達成された後は、遅滞なく消去または匿名化等の適切な措置を講じます。
保存期間の判断にあたっては、以下の要素を考慮します。
- 契約関係の継続状況
- 法令上の保存義務の有無
- 紛争対応、監査、会計、税務上の必要性
- サービス改善および不正防止の必要性
8. ご本人の権利
ご本人は、個人情報保護法に基づき、当社が保有するご自身の個人情報について、以下の請求を行うことができます。
- 利用目的の通知
- 開示
- 内容の訂正、追加または削除
- 利用停止または消去
- 第三者提供の停止
- データポータビリティに関する請求（法令上認められる範囲で対応）
- 処理への異議申立て（法令上認められる範囲で対応）
これらの請求を希望される場合は、下記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。当社は、本人確認のうえ、法令に従って合理的な期間および範囲で対応します。なお、請求内容によっては、法令上の理由により全部または一部に応じられない場合があります。
9. 同意の撤回
当社が個人情報の取扱いについて本人の同意を根拠としている場合、ご本人はいつでもその同意を撤回することができます。ただし、同意の撤回は、撤回前に行われた取扱いの適法性に影響を与えるものではありません。
同意を撤回される場合、当社サービスの全部または一部をご利用いただけなくなることがあります。撤回方法については、下記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。
10. 苦情・相談の申出先
当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求その他のお問い合わせは、下記窓口までご連絡ください。
当社は、適切かつ迅速な対応に努めます。なお、必要に応じて、個人情報保護委員会その他の関係機関へのご相談も可能です。
11. 安全管理措置
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。主な措置は以下のとおりです。
- 個人情報保護に関する社内規程の整備
- 従業者に対する教育・監督の実施
- アクセス権限の管理、認証管理の実施
- 通信および保存データの暗号化等の技術的対策
- 委託先の選定および監督
- 個人情報の持出し、廃棄、削除に関する管理
- 事故発生時の報告・対応体制の整備
当社は、個人情報の安全管理が図られるよう、継続的な見直しと改善に努めます。
12. お問い合わせ先
本プライバシーポリシー、個人情報の取扱い、開示等の請求、同意の撤回、苦情・相談に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。
株式会社文書ソリューションズ東京
住所：〒100-0005 東京都千代田区丸の内1丁目9-2 グラントウキョウサウスタワー
電話番号：+81 3-6841-9275
メールアドレス：[email protected]
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、事業内容の変更、サービス内容の変更その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により周知します。
改定後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、当社ウェブサイト上に掲載した時点から効力を生じます。
制定日：2026年4月20日